Um gestor realiza uma reunião importante, estando quilômetros de distância da sede oficial. Liga seu notebook para conectar a videoconferência. Horas antes, enviou para os celulares de todos os presentes uma prévia da pauta do dia. Durante a conferência, acontece que um dos funcionários não tem em mãos todos os detalhes que serão tratados e solicita o conteúdo com um colega que o envia rapidamente por mensagem instantânea. Um fornecedor internacional muito prestigiado também participa da reunião por chamada de voz. Por fim, acontece um acordo que rendará frutos muito produtivos para ambos os espectros. Outro gestor que não pôde comparecer a reunião, recebe por e-mail um relatório sobre toda a discussão do dia e fica ciente dos assuntos tratados. No dia seguinte, as informações estão claras para todos.
O que acabamos de narrar é o mundo atual, onde da mesma forma que a linguagem de um gestor não precisa ser regada de um vocabulário requintado, os meios para a comunicação ocorrer, graças à tecnologia, inovaram. A troca rápida e digital de informações, essencial para simplificar o ambiente empresarial, isso é a comunicação unificada.
Comunicação Unificada na Prática
Como o nome já denuncia, a comunicação unificada significa unificar/integrar todas as formas de comunicação do ambiente empresarial em uma plataforma única de gerenciamento e acesso de ferramentas, isso conta com dois grupos de dispositivos: os em tempo real e os não. Em tempo real, falamos de mensagens instantâneas, chamadas de voz e videoconferências. Enquanto, e-mail e secretária eletrônica, são formas não ativas de comunicação. Em um cenário desses dispositivos todos integrados, a comunicação unificada visa que o usuário final possa se comunicar com eficiência e rapidez em qualquer lugar e com qualquer pessoa do mundo.
O mercado tem cada vez mais pessoas que administram seus negócios internacionalmente e também com as tendências Home Office, onde se pode participar de uma reunião importante por vídeo, estando de terno e gravata na parte de cima e um chinelo na de baixo, mostra como a integração de novos meios de comunicação permitiu uma melhora em concluir tarefas internas com maior agilidade e simplicidade.
A vida empresarial com má comunicação
Repassar conhecimento de maneira clara é uma preocupação de muitos gestores. Infelizmente, não basta apenas uma boa oratória, mas também, ferramentas apropriadas para ser o veículo dessas informações.
Pensemos o quão complicado é dar instruções e o quanto é importante que essas informações sejam compreendidas rapidamente e repassadas com segurança. Quando mal feita, pode se ter graves consequências na comunicação interna da empresa. Digamos que um gestor repassa uma nova instrução que remodelará o trabalho de um departamento. Como fazer com que a transferência dessa informação chegue a todos os envolvidos de maneira confiável? Certamente não a passando de pessoa para a pessoa, como um telefone sem fio, onde a mensagem de verdade pode sofrer perigosas alterações e afetar ainda mais a tentativa de comunicação clara.Uma má sintonia de estratégias, informações e planos dentro de uma empresa, acaba prejudicando o trabalho dos funcionários e das gestões, e atrasando processos, pois, a comunicação é o ingrediente principal para que a vida humana progrida ao sucesso, afinal, é apenas formando conceitos e os compartilhando claramente — sem brechas para deturpações ou perigos de cair na caixa de spam ou receber um ‘telefone ocupado’ — que se é possível ter a criação de um projeto, uma reunião marcada ou a recuperação de um relatório.
Além das consequências internas, existe ainda o valor a ser investido em equipes de TI para melhorar os centros de comunicação da empresa. Um trabalho muitas vezes lento e caro.
Como aplicar a Comunicação Unificada
A comunicação unificada demanda não apenas deter um celular com internet que permitirá o gestor enviar uma mensagem de ‘’quero os relatórios na minha mesa até as nove’’ ou ‘’por favor, desmarque a reunião de hoje com os fornecedores’’, mas sim, de um grupo de dispositivos integrados em uma só plataforma. A On Smart Tech cita a Cisco, Unify e 3CX como as principais empresas para essa realidade tecnológica.
- A comunicação unificada com Cisco
A Cisco contempla diversas ferramentas que permitem que o gestor esteja sempre conectado com sua equipe e com os processos internos de sua empresa. Com o Cisco Unified Communications Manager, um software de presença, a comunicação com os funcionários, sejam aqueles que estão no andar do lado ou a quilômetros de distância, é otimizada por meio de telefonia IP, vídeo de alta definição, mensagens unificadas e mensagens instantâneas. O sistema de telefonia tem derivações, desse modo, o gestor se atenta em qual necessita, como controle de chamadas e extensões de telefonia. Por exemplo, a extensão Cisco Emergency Responder faz rastreamento de chamadas de emergência e serviços de notificação.
As mensagens, o meio de comunicação favorito de muitas gestões, abrangem as soluções do Cisco Unified Instant Messaging and Presence e Cisco Jabber ambos com mensagens instantâneas, presença, conferências em tempo real, chamadas de vídeo e voz e compartilhamento de área de trabalho. O Cisco Jabber abraça desde Android, Windows até Mac e Iphone, mostrando sua diversificação nos aparelhos móveis.
- A comunicação unificada com Unify
O sistema de Comunicação Unificada Unify fornece uma estrutura inovadora de comunicação capaz de integrar todo o ambiente empresarial. Respeitando o porte de sua empresa, a Unify atende com diferentes soluções empresas de pequeno, médio e grande porte que querem a comunicação unificada, mas em volumes diferentes.
Empresas de pequeno porte: Com o OpenScape Business e o OpenScape Office a empresa de até 500 usuários em um único sistema ou 2 mil em um sistema de rede pode contar com a unificação de voz, funcionalidade de presença, conferências, contact center, mensagens e mobilidade. Além disso, o compartilhamento de documentos e informações on-line permite sintonia para a equipe possa acessar e fazer troca de arquivos independente que esteja via web ou em um aparelho móvel. Unificar a comunicação de um pequeno negócio se torna o primeiro passo para maior produtividade da equipe.
Empresas de médio porte: Com o OpenScape Enterprise Express a projeção de alcance de usuários aumenta para empresas indo de 200 a 5 mil integrados em um número ilimitado de localidades. Nesse cenário a comunicação é extremamente importante e deve atender a vastidão do negócio, por isso, virtualiza aplicações pré-instaladas em um único servidor, sendo elas: aplicações corporativas de voz, mensagens unificadas, conferência, contact center, mobilidade, mesa de telefonista, Session Border Controller, aplicações de gerenciamento. Ufa. Apesar de a aparência complexa de integrar tantas soluções, o OpenScape Enterprise Express é a solução corporativa multifuncional que vem simplificar o gerenciamento e implementação, focando em uma força de trabalho mais ágil, produtiva e pronta para encarar a competitividade.
Empresas de grande porte: Com o OpenScape Voice, sendo parte do OpenScape Enterprise, os até 100.000 mil usuários por localidade podem se comunicar em tempo real, desde funcionários até clientes. O OpenScape Voice escala aplicativos independentes como também integrados: videoconferência e webconferência, chat, mensagens, presença, serviço de número único, entre outros. Sendo compatível para a virtualização de diferentes aplicações e sendo um pacote único e inteligente com possibilidade de acesso móvel para que a integração da comunicação seja estabelecida rapidamente, as grandes empresas estarão seguras e prontas para se tornaram o modelo de negócio ideal.
- A comunicação unificada com 3CX
Na plataforma simples e segura 3CX advinda de softphone e aplicativos de softphone VoIP do 3CX, a comunicação unificada é feita pela modalidade de sua escolha, como status, mensagens instantâneas, webconferências, chats ou chamadas com visitantes de sites, fax e correio de voz para e-mails. Com a possibilidade de saber se um funcionário está disponível por meio dos status, torna a comunicação mais eficiente, já que se pode ter uma ideia se a pessoa está ocupada ou não, evitando constrangimento de fazer uma interrupção enquanto o funcionário esta atendendo um cliente, por exemplo.
A 3CX modernizou o recebimento de faxes e e-mails, encaminhando mensagens de voz para caixa de entrada, convertendo faxes em PDF sem a necessidade da instalação prévia de um software e ouvindo mensagens de voz convertidas e enviadas também ao e-mail. Com essa centralização, a comunicação fica mais simples e ágil.
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