Fazer um bom mapeamento de processos é um jeito de reconhecer as necessidades específicas, bem como de identificar as oportunidades da empresa. Ao conferir quais são os resultados obtidos e como eles são conquistados, dá para identificar pontos de melhoria e elementos que precisam ser trabalhados.
Ao mesmo tempo, a tarefa não é simples. Quanto maior ou mais complexo for o negócio, maior é o esforço necessário. De qualquer modo, algumas ações já ajudam a dar o pontapé inicial e construir as bases.
Na sequência, veja como dar início ao mapeamento de processos na sua empresa e entenda quais são os aspectos essenciais.
Identifique as entradas e as saídas
Para iniciar essa avaliação, é preciso identificar quais são as entradas e as saídas específicas de cada processo. As entradas correspondem às ações iniciais ou elementos que serão transformados, por meio de um procedimento. Já as saídas são o resultado daquela determinada ação.
Compreender isso é importante, em primeiro lugar, para reconhecer quais são os “limites” das etapas e como elas se caracterizam. Também é essencial para verificar a capacidade que o mesmo elemento tem de ser saída de um processo e entrada de outro, dependendo do caso.
Com tal reconhecimento, dá para ter uma ideia clara de quais são os pontos críticos e o que serve como “gatilho” para que um procedimento aconteça.
Avalie qual é a ligação entre esses elementos
O mapeamento de processos também passa pela compreensão sobre as ligações entre eles. A ideia é saber como tais aspectos se relacionam e como cada passo gera interferência no outro.
Esse é o melhor jeito de identificar a dependência entre as fases e como a melhoria em certo aspecto se propaga em outros pontos. Graças ao recurso, dá para ter uma ideia de quais são os pontos mais dependentes dos outros.
Conheça o caminho crítico no mapeamento de processos
Após entender qual é o relacionamento entre os elementos, é indispensável fazer uma análise a respeito do caminho crítico. Esse corresponde ao trajeto que deve ocorrer de um ponto a outro na etapa produtiva. Mais que isso, tem a ver com a rota que garante o cumprimento do orçamento e dos prazos, de acordo com o planejamento.
Sua análise é necessária para compreender quais são os processos que podem afetá-lo. A necessidade de manutenção, por exemplo, pode interromper boa parte do fluxo. Então, é preciso considerar o aspecto da maneira adequada,
Não se esqueça de mapear setores e responsáveis
O mapeamento de processos não está associado apenas às entradas e saídas, do ponto de vista das ações. Ele também está relacionado aos envolvidos na etapa e na influência exercida.
É o caso, por exemplo, de identificar os responsáveis. Determine quem são os “donos” das etapas e especifique quais são as características mais importantes de atuação. Também divida esses elementos entre os diversos segmentos da empresa. Assim, é possível ter uma visão holística, sem que deixe de ser integrada.
Fazer um bom mapeamento de processos é essencial para que o negócio tenha sucesso no planejamento e na execução. Com essas dicas, dá para executar esse acompanhamento, o que favorece a tomada de decisão.
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